Nach geltender Rechtslage vor dem Covid-19-GesG, müssen Aufsichtsratssitzungen grundsätzlich einmal im Quartal stattfinden und mind drei Personen teilnehmen um Beschlussfähigkeit herzustellen. Eine Aufsichtsratssitzung kann aber auch mittels qualifizierter Videokonferenz (Erkennbarkeit von Mimik, Tonlage etc und geeignete Verschlüsselung) durchgeführt werden. Das in vielen Unternehmen benutzte „Skype for Bussines“, zum Beispiel, erfüllt diese Anforderungen. Der Aufsichtsratsvorsitzende entscheidet über die Art der Abhaltung der Sitzung. Die Beschlussfassung des Aufsichtsrats erfolgt in der Aufsichtsratssitzung. Wenn sich sämtliche Aufsichtsräte an einer schriftlichen (handschriftlich, qualifizierte elektronische Signatur) oder fernmündlichen (Telefon- od. Videokonferenz) Abstimmung beteiligen, so kann die Abstimmung auch außerhalb der Aufsichtsratssitzung erfolgen.
Vorstandssitzungen der AG müssen nicht unter physischer Anwesenheit der Vorstandsmitglieder stattfinden. Sowohl Sitzung als auch Beschlussfassung können via Telefon- Videokonferenz oder auch in gemischter Form (handschriftlich, qual. Elektronische Signatur) stattfinden.
Mittlerweile ist auch die entsprechende VO der Bundesministerin für Justiz, welche genauere Regelungen trifft, um eine vergleichbare Qualität der Willensbildung zu gewährleisten ergangen. Interessant an dieser VO ist, dass sie der Gesellschaft auferlegt im Zweifelsfall die Identität von Teilnehmern zu prüfen. Wie sie das prüfen soll, außer „in geeigneter Weise“ und vor allem was passiert, wenn sie die nicht erfolgreich genug prüft bleibt offen. Erfreulich ist die Klarstellung, dass die Gesellschaft für die verwendeten Kommunikationsmittel nur insofern verantwortlich ist als diese in Ihrer Sphäre liegen.
